Ärende- och dokumentflöde

Det nämndsadministrativa flödet kan liknas vid en kedja som innefattar alla steg från det att en allmän handling kommer in till eller upprättas inom myndigheten, ett ärende initieras fram till dess ärendet avslutas och arkiveras.

Alla moment/länkar i kedjan har betydelse för hur återsökningen av information kommer att fungera, inte bara för stunden utan även i framtiden, och för hur offentlighetsprincipen efterlevs.

• En allmän handling kommer in till kommunen från någon myndighet inom heller utanför kommun, företag eller privatperson. Det kan också vara en handling som upprättats av myndigheten.
• Handlingen registreras på en postlista och får ett handlingsnummer. Om handlingen tillhör ett ärende återfinns den i myndighetens diarium. Alla ansökningar om en vis typ av bidrag kopplas till exempel ihop till ett bidragsärende. Sen fattas beslut om vilka som ska få bidrag och hur mycket. Varje ärende har ett ärendenummer (årtal/löpnummer).
• Ett karaktäristiskt och betydelsefullt inslag i den svenska politiska beslutsprocessen är sedan länge förfarandet att inhämta yttranden från andra berörda myndigheter eller organisationer. Om synpunkter på ärendet behövs från annan myndighet skickas en remiss. Genom remissen ges alltså andra myndigheter möjlighet lämna synpunkter på ärendet.
• Yttrande skrivs inom myndigheten. En sådan handling blir allmän senast vid justering av protokoll.
• Remissvar/tjänsteyttrande kommer in och registreras.
• När ett ärende är färdigberett tas det upp på en föredragningslista till den politiska nämnden.

Nämnden beslutar i ärendet och protokoll skrivs och blir allmän handling när protokollet har justerats.

• Beslutet expedieras till berörda.
• Ärendet avslutas och arkiveras.

De allmänna handlingarna förvaras på varje förvaltningskontor.